知识库系统将大量信息收集并存储在数据库中以便有效访问，企业的员工可以方便快捷的搜索知识库中的文章和其他资源。 企业通过建立知识库系统，能够进行知识的有效整合，使知识转化，达到共创、共享和应用创新的目的。知识库系统能实现企业内外部知识沉淀，让知识在企业内外传播与应用。从本质上讲，它是企业内部或外部知识的集合，可以帮助员工或客户及时搜索到想要的问题或疑问的答案。
实现知识共享和交流：知识库系统可以加快企业知识和信息的排序，减少搜索和使用的时间，加快共享的流动性。特别是知识库系统的移动性，可以使企业的员工无障碍地交流和共享，使企业内外发生的事情迅速传遍整个企业，人们获取新信息和新知识的速度可以大大加快。
实现企业间的合作与交流：员工之间的合作和交流应该是无障碍的和受保护的。通过建立知识库系统，将企业的共同建议提交给由专家组成的评审小组。审查小组将审查这些建议，并将更佳建议存储在知识库中。在提案中注明提案人姓名，以保证提交提案的质量，保护员工提交提案的积极性，实现企业内部员工更好的工作协作和沟通。
为企业后期发展提供解决方案：很多事情发生，然后案件过度重复。案件是分组的，可能因为时间长了就忘记了。但是，知识库系统可以记录大多数事件以备将来调查。他或她立即转向知识管理系统，在那里他们发现过去的事件和推荐的解决方案。这为企业的后期发展提供了有力的解决方案。 而知识管理容易实施，价值高，投资回报率高。可以帮助更有效地解决问题，记录IT问题的成长和历史，辅助入职，减少新支持人员的学习曲线。所以也需要企业在背后提供强大的技术支持，因为知识管理是一个永无止境的循环，需要技术的不断变化。